Документооборот – неотъемлемая часть любого предприятия. Помимо уставных документов существует большое количество бухгалтерских отчетов, счетов-фактур и многого другого. В соответствии с нормативными и законодательными актами все документы должны храниться на протяжении определенного промежутка времени, который обычно составляет пять лет. Нарушение срока или условий хранения влечет за собой налоговую ответственность. В первую очередь, к наказанию привлекаются руководитель и главный бухгалтер организации.
Хранение и учет архивных документов здесь – важная часть деятельности любого предприятия. Изначально все документы организации хранились в самом офисе, что несколько прибавляло работы сотрудникам и тормозило деятельность компании. Текучка кадров могла привести к потере важных документов, так как сотрудники самостоятельно готовили их к передаче в архив, систематизировали и самостоятельно занимались этим архивом. Существенно облегчить задачу помогут специализированные хранилища.
Хранилище представляет собой специально оборудованное помещение, предназначенное для хранения документов различных предприятий. Каждый поступивший документ сотрудники шифруют и помещают в определенное место. Полностью исключается потеря файлов или причинение им вреда. Специализированные архивы гарантируют конфиденциальность информации и надежность ее хранения. Помещение оборудовано хорошей системой пожаротушения, а также датчиками, которые могут контролировать температурный режим и уровень влажности. Система видеонаблюдения и охраны полностью исключает проникновение третьих лиц в архив.
Специалисты хранилища по первому требованию высылают скан документа, если он не был сделан заранее. Кроме того, в архиве создается электронная база материалов, которая доступна владельцу документов, что значительно облегчает поиск информации. В некоторых случаях возможна полная оцифровка архива и передача данных владельцу.
Помимо электронного носителя сотрудники архива могут предложить курьерскую доставку необходимых документов. Это является особенно удобным в случае как запланированной, так и незапланированной налоговой проверки с выемкой документов.
Каждый руководитель вправе самостоятельно принимать решение о том, где будет находиться архив его документов и кто будет заниматься систематизацией файлов. Однако большинство из них отдают предпочтение специализированному хранилищу после того, как взвесят все плюсы и минусы.